Conhecendo o conceito de tensão e a entendo como um mecanismo de promover motivação e de assegurar para a empresa um propósito evolutivo, onde os membros buscam fazer da realidade atual um futuro desejado, podemos entender como ocorrem as reuniões dentro da EJ.
Se você ficou curioso e gostaria de saber mais sobre onde surgem as tensões e para onde elas levam, assim como a organização da nossa estrutura leia nosso artigo “Como a Coem se organiza no modelo da autogestão?” sobre autogestão.
Assim como nos apoiamos na tecnologia social do O2 para traçarmos nossa estrutura, o usamos para aplicar nosso modelo de reunião.
Para que as Reuniões de Círculo aconteçam de maneira saudável cada círculo conta com os seguintes Papéis Essenciais.
Papéis Essenciais
Para que as reuniões ocorram de maneira organizada e produtiva temos os chamados papéis essenciais, são eles Facilitador, Secretário e Elo Interno.
Esses papéis são como qualquer outro dentro da empresa, possuem propósito e responsabilidades, e são executados por um membro do Círculo. A única distinção é que o momento de atuação deles se restringe às Reuniões.
Facilitador
É o papel que irá conduzir a reunião seguindo o modelo do O2, passando de forma clara e organizada pelos Modos de Reunião.
Durante todo o período que durar a Reunião do Círculo o Facilitador deve ser a voz de comando, conduzindo os membros a explicarem suas tensões e o que precisam para resolvê-las. Esse papel deve ser uma das referências de Autogestão O2 nas reuniões juntamente com o Secretário.
Secretário
Sua principal função é deixar registrado na Ata de Reunião os resultados produzidos por cada Reunião de Círculo.
Esse é o papel que age como uma reforço ao Facilitador quando necessário, por isso é importante a pessoa que irá executá-lo tenha um conhecimento fresco sobre o O2.
Elo Interno
Como no O2 não temos Hierarquia de Cargos mas sim uma Hierarquia de Escopo, com os Círculos Internos englobados pelo Círculo Externo, para as Reuniões do Círculo Externo são compreendidos como um Papel dentro de um Círculo.
Isso significa que ao invés de todos os membros do Círculo Interno participarem das Reuniões do Círculo Externo, é eleito um representante que chamamos de Elo Interno.
Para quem energiza esse papel sua responsabilidade se resume a participar de Reuniões do Círculo Externo a fim de transmitir tensões que surgiram do Círculo Interno e fornecer transparência a respeito do trabalho interno executado.
Ata de Reunião
As Atas funcionam como um meio de registro da Reunião, nela constam informações básicas como data, hora, lista de presentes e lista de ausentes sob justificativa.
As informações podem variar devido a área de atuação de cada Círculo.
Em todas as Atas é possível encontrar um link de acesso ao Planejamento Estratégico atual do Círculo, assim como planilhas que auxiliam a visualização dos objetivos e metas em processo ou já atingidas. Essa primeira parte constitui o Modo Revisar da reunião.
Para cada Reunião é construída uma lista de Tensões apresentadas pelos membros, esta auxilia o Facilitador no decorrer da reunião e constitui parte do Modo Sincronizar da reunião.
Em seguida, são registradas possíveis saídas provenientes de uma tensão podem ser eles uma Ação, Projeto ou Decisão.
Ao final de cada Reunião o Secretário envia essa Ata no canal de comunicação do Círculo. Na Coem nós usamos o Slack, para deixar registrado oficialmente os assuntos tratados e os próximos passos a partir das Tensões levadas.
Modos de Reunião
Os Modos de Reunião existem com o objetivo de tratar Tensões sensoriadas pelos membros, garantindo o propósito evolutivo da empresa. Apesar de ser uma estrutura muito bem traçada, as Reuniões são, em grande maioria das vezes, instigantes e não abre espaço para discussões infinitas e desgastantes.
Lembrando que é o Facilitador quem articula os Modos para o Círculo, cabe à pessoa que executa o papel ter comunicação leve e escuta ativa.
Modo Revisar
O modo revisar é o momento de breve reflexão sobre as metas do Círculo e os caminhos traçados para atingi-las, atualizando as planilhas com dados dos objetivos/metas.
É nesse momento que a lista de Ações e Projetos é repassada e os responsáveis podem checar as atividades já feitas ou alterar o prazo de alguma que ficou por fazer.
Modo Sincronizar
Finalizado o Modo Revisar o Facilitador possibilita a lista de Tensões a serem tratadas na reunião, pedindo que o membro resuma sua tensão em duas ou três palavras.
Ao mesmo tempo que o Facilitador organiza o momento de fala de cada um, o Secretário deve estar atento registrando a lista de Tensões na Ata da Reunião.
Concluída a listagem, seguindo a ordem estabelecida o Facilitador chama o autor da Tensão e, usando de algumas perguntas como “Qual sua Tensão?” e/ou “O que você precisa?”, dá espaço de fala para que o membro possa explicar sua Tensão, por que a trouxe, etc.
Algumas saídas para tensões, ou seja, encaminhamentos para resolvê-las são:
- Ações:
- Projetos:
- Decisões.
É importante lembrar que após estabelecida a saída que a Tensão levou também é importante definir um responsável, podendo ser escolhido com base em alguma responsabilidade do papel ou pode ser um Ato Heróico.
Glossário: Ato Heróico é a disposição de um papel executar uma atividade, não estabelecida em suas responsabilidades, em prol da evolução da empresa baseando-se no seu propósito!!
Modo Adaptar
O Modo Adaptar é um momento da reunião parecido com o Selecionar, com uma lista de Tensões, processadas de forma semelhante. São considerados dois momentos diferentes devido às saídas das Tensões, pois no Modo Adaptar há encaminhamentos para mudanças da estrutura organizacional do Círculo.
É um Modo de Reunião que não ocorre com muita frequência, mas nas reuniões que possuem esse tipo de Tensão, elas são processadas logo após o Modo Selecionar seguindo alguns passos facilitados pelo Facilitador:
- Apresentação momento em que o membro traz sua tensão e apresenta uma proposta para resolvê-la;
- Perguntas: o Facilitador abre espaço para que todos os membros possam fazer perguntas e tirarem suas dúvidas;
- Reações: momento em que cada um dos membros podem expressar suas reações diante à proposta, podem ser emoções, opiniões ou sugestões;
- Alteração: espaço para o membro proponente explicar algum ponto da sua proposta ou fazer alguma alteração;
- Objeções: o Facilitar abre espaço para que cada membro diga se possui alguma objeção contra a proposta, ou seja, se possui algo que o faça acreditar que a proposta irá causar algum mal irreversível e moverá o grupo para trás;
- Integração: após a rodada de objeções, se houver alguma objeção válida, o proponente e o objetor podem ajustar a proposta. Caso não haja objeções válidas, esse passo é pulado.
Finalizados os passos de processamento, três possíveis saídas para as Tensões são mudanças e/ou criações de Papéis, Círculos Internos ou Restrições.
Modo Selecionar
O Modo Selecionar, que semelhante ao Modo Adaptar não acontece com frequência, ocorre para escolher os membros que irão desempenhar os Papéis Essenciais do Círculo.
Este Modo é dividido em alguns momentos facilitados:
- Apresentação do Papel: é quando o Facilitador faz a descrição do papel a ser eleito;
- Votação Inicial: os membros registram seu voto em algum papel;
- Explicação Inicial: momento em que cada membro explica seu voto ao mesmo tempo em que a pessoa votada declara se gostaria de exercer o papel ou não;
- Votação Final: novamente os membros registram seu voto, podendo mudá-lo;
- Explicação Final: caso alguém tenha mudado seu voto, este é o momento para explicar por que o fez, sem citar outros nomes além do que foi escolhido;
- Proposta: o Facilitador contabiliza os votos e faz uma proposta verbal para o membro mais votado;
- Objeções: espaço para que alguém registre sua objeção quanto a decisão dos votos pela maioria.
Se o Modo Selecionar for feito para a eleição de todos os papéis, os passos descritos anteriormente devem ser repetidos todas as vezes para cada um.
Modo Cuidar
Depois de métricas e objetivos revisados e Tensões processadas, o Secretário encerra os registros em Ata enviando-a no canal de comunicação do Círculo, e o Facilitador começa o Modo Cuidar. Esse Modo existe para ser um momento de cuidado com os membros, valorizando o espaço tribal e relações interpessoais do grupo.
Neste momento o intuito é ter um espaço sem papéis, exceto o Facilitador que irá organizar os momentos de fala de cada um, justamente para que as pessoas possam falar sobre suas dificuldades, conquistas, sentimentos e frustrações.
Alguns Padrões podem ser usados nesse momento como: Fala Espelhada, quando um ou mais participantes “espelham” a fala de quem está sendo ouvido; Reconhecer Necessidades, na qual os membros podem reconhecer quais necessidades que não estão sendo atendidas na fala de quem está sendo ouvido; e Reconhecer Sentimentos, quando os participantes tentam reconhecer os sentimentos de quem está sendo ouvido.
É um dos Modos mais importantes do Modelo de Reunião, pois instiga os membros do Círculo a falarem como pessoas a respeito do trabalho, uma vez que todos os Modos anteriores buscam tratar com Papéis que contém Responsabilidades.
